Đừng tiết kiệm sai chỗ: Góc nhìn chuyên gia về tư duy tuyển dụng kế toán và quản trị rủi ro thuế trong doanh nghiệp

Trong quá trình tư vấn cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), một thực trạng khá phổ biến có thể dễ dàng nhận thấy: tư duy tuyển dụng nhân sự nói chung và kế toán nói riêng – chủ yếu xoay quanh yếu tố chi phí thấp, thay vì đặt trọng tâm vào năng lực quản trị tuân thủ và kiểm soát rủi ro tài chính – thuế.

Không ít doanh nghiệp khi tuyển dụng kế toán thường đặt ra yêu cầu khá phổ biến: nhân sự phải làm được nhiều mảng cùng lúc như kế toán thuế, kế toán nội bộ, bảo hiểm, nhân sự, hành chính… Tuy nhiên mức lương lại được thiết kế ở mức tối thiểu nhằm tối ưu chi phí vận hành.

Ở góc độ quản trị ngắn hạn, cách tiếp cận này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí nhất định. Tuy nhiên, xét dưới góc độ quản trị rủi ro và tuân thủ pháp luật, đây lại là một tư duy tiềm ẩn nhiều hệ lụy.

Tuân thủ kế toán – thuế không chỉ là nghiệp vụ kế toán

Nhiều doanh nghiệp vẫn nhìn nhận kế toán chủ yếu là công việc mang tính kỹ thuật như ghi nhận số liệu, lập báo cáo thuế hay nộp tờ khai định kỳ. Trên thực tế, chức năng của kế toán trong doanh nghiệp hiện đại đã vượt xa phạm vi này – nhất là trong bối cảnh mới hiện nay. Một hệ thống kế toán hiệu quả phải đảm bảo đồng thời nhiều yếu tố:

• Tuân thủ quy định của pháp luật thuế
• Tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán
• Kiểm soát chứng từ và dòng tiền
• Hỗ trợ quản trị tài chính
• Phát hiện và cảnh báo sớm các rủi ro pháp lý

Khi một nhân sự kế toán phải đảm nhiệm quá nhiều chức năng trong khi nguồn lực chuyên môn và thời gian có hạn, doanh nghiệp không có chính sách phát triển nguồn nhân lực tại chỗ, thì nguy cơ xảy ra sai sót về nghiệp vụ hoặc bỏ sót rủi ro tuân thủ là điều khó tránh khỏi. Điều đáng nói là phần lớn các sai sót kế toán – thuế không bộc lộ ngay lập tức, mà thường chỉ được phát hiện khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra sau nhiều năm. Hơn nữa, bối cảnh mới Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC đòi hỏi kế toán phải nắm rõ bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đặc biệt là các nghiệp vụ hoặc ngành nghề có liên quan đến khái niệm mới của dân nhà kế là “Tài sản sinh học”

Rủi ro tài chính: Chi phí khắc phục luôn cao hơn chi phí phòng ngừa

Thực tiễn cho thấy, không ít doanh nghiệp khi bị thanh tra thuế đã phải đối mặt với khoản chi phí khắc phục rất lớn (mà còn đối diện rủi ro truy cứu trách nhiệm hình sự), bao gồm:

• Thuế truy thu nhiều năm và có thể thu đến gấp 3 lần
• Tiền phạt vi phạm hành chính
• Tiền chậm nộp
• Chi phí điều chỉnh lại báo cáo tài chính và hồ sơ kế toán

Trong nhiều trường hợp, tổng số tiền phải nộp lớn gấp nhiều lần so với chi phí doanh nghiệp từng tiết kiệm được từ việc không đầu tư đúng mức cho hệ thống kế toán và kiểm soát tuân thủ.

Thậm chí, nếu sai phạm liên quan đến các hành vi nghiêm trọng như trốn thuế, lập hóa đơn không hợp pháp hoặc gian lận sổ sách kế toán, rủi ro không chỉ dừng lại ở tài chính mà còn có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý và hình sự đối với cá nhân và doanh nghiệp, ảnh hưởng đến danh tiến cá nhân và thương hiệu của doanh nghiệp.

Môi trường pháp lý thay đổi nhanh làm gia tăng rủi ro

Một yếu tố quan trọng khác khiến việc quản trị tuân thủ trở nên phức tạp hơn là tốc độ thay đổi nhanh chóng và rộng ở nhiều lĩnh vực của hệ thống chính sách thuế và pháp luật có liên quan. Trong vài năm gần đây, doanh nghiệp phải liên tục cập nhật nhiều quy định mới liên quan đến:

• Hóa đơn điện tử
• Quản lý thuế và thanh tra thuế
• Giao dịch liên kết và chống chuyển giá
• Kiểm soát thuế từ việc dùng định danh để truy vết dòng tiền
• Quản lý vay nước ngoài
• Quy định kế toán và báo cáo tài chính

Sự thay đổi nhanh chóng của chính sách khiến việc cập nhật kịp thời và áp dụng chính xác trở thành thách thức không nhỏ, ngay cả đối với những người làm nghề chuyên sâu. Trong một số trường hợp, ngay cả cán bộ quản lý thuế cũng cần thời gian để cập nhật và thống nhất cách hiểu, cách áp dụng quy định mới. Và không lạ gì khi cùng một chủ đề nhưng nhiều công văn trả lời của các cơ quan thuế cũng có nội dung hướng dẫn khác nhau.

Trong bối cảnh đó, việc kỳ vọng một nhân sự kế toán đơn lẻ có thể theo sát toàn bộ sự thay đổi của hệ thống pháp luật là điều không dễ dàng.

Nguyên nhân sai sót thường dẫn đến rủi ro là gì?

Như chúng ta đã thấy, trong suốt một năm qua, khi Chính phủ đẩy mạnh ứng dụng chuyển đổi số vào công tác quản lý nhà nước, các cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế cũng từng bước nâng cao hiệu quả quản lý người nộp thuế thông qua việc khai thác dữ liệu lớn (Big Data). Nhờ đó, hàng loạt sai phạm liên quan đến nghĩa vụ thuế đã được phát hiện và xử lý.

Các sai phạm phổ biến phát sinh từ cái gốc thiếu tư duy tuân thủ, có thể kể đến như: bỏ ngoài sổ sách kế toán; bán hàng không xuất hóa đơn; lập khống chi phí tiền lương; chuyển nhượng vốn nhưng không kê khai nghĩa vụ thuế; xuất hóa đơn sai thời điểm; góp vốn không đúng thời hạn 90 ngày theo quy định; nhập khẩu hóa chất nhưng không đăng ký tiền chất công nghiệp; gia công hàng hóa cho doanh nghiệp trong khu chế xuất nhưng không mở tờ khai hải quan theo loại hình E21 và E52.

Đáng lưu ý, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện về năng lực sản xuất theo thông báo mẫu số 12 theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (hiện nay được thay thế bởi Thông tư 121/2025/TT-BTC). Điều này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp mất quyền áp dụng thuế suất 0%, dù đã có đầy đủ hồ sơ gồm hợp đồng, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hoặc qua các trường hợp giải trình hồ sơ giao dịch liên kết, chúng tôi phát hiện phần lớn các D/N chỉ lập hồ sơ quốc gia theo kiểu để đối phó mà không có xem xét đến tính hợp lý của các khoản chi phí từ Cty Mẹ phân bổ cho DN FDI, và cũng không có hồ sơ giải trình phòng vệ sau khi lập hồ sơ Giao dịch liên kết.

Theo số liệu công bố của ngành thuế, năm 2024 đã có khoảng 62.932 cuộc thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp, với tổng số tiền kiến nghị xử lý hơn 62.726 tỷ đồng. Trung bình, mỗi cuộc thanh tra mang lại số tăng thu ngân sách khoảng 2,47 tỷ đồng.

Sang năm 2025, cơ quan thuế tiếp tục thực hiện khoảng 65.000 cuộc thanh tra, kiểm tra, với số tiền kiến nghị xử lý khoảng 28.430 tỷ đồng. Đặc biệt, hoạt động thanh tra, kiểm tra được tập trung mạnh vào lĩnh vực thương mại điện tử, đồng thời phạm vi quản lý ngày càng mở rộng, không còn “vùng trống” đối với bất kỳ nhóm đối tượng nào, từ cá nhân kinh doanh cho đến doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI).

Khoảng trống trong quản trị: Thiếu cơ chế rà soát độc lập

Một thực tế đáng chú ý tại nhiều doanh nghiệp là thiếu cơ chế rà soát định kỳ từ các đơn vị tư vấn độc lập. Ở nhiều thị trường phát triển, điển hình là các DN đa quốc gia (MnC) mà tôi đã từng làm việc từ 2012 đến 2019 thường xuyên thực hiện:

• Lập kế hoạch Ngân sách (Budget Planning) và dự báo (Forecast)
• Chuẩn hóa dữ liệu theo quy ước từ ban đầu
• Rà soát tuân thủ thuế định kỳ (tax review)
• Các cuộc họp hàng tháng đều dựa trên “con số biết nói”
• Kiểm tra hồ sơ kế toán theo quý hoặc theo năm, trước khi nộp cho CQT.
• Tư vấn thuế và pháp lý trước khi thực hiện các giao dịch lớn

Cơ chế này giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý sớm các rủi ro trước khi cơ quan quản lý nhà nước tiến hành thanh tra. Ngược lại, tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp chỉ tìm đến tư vấn khi vấn đề đã xảy ra, khi đó chi phí khắc phục thường lớn hơn rất nhiều so với chi phí phòng ngừa ban đầu.

Thay đổi tư duy: Chi phí tuân thủ là một khoản đầu tư

Từ góc độ quản trị hiện đại, chi phí dành cho hệ thống kế toán và tuân thủ pháp luật nên được nhìn nhận như một khoản đầu tư vào sự an toàn tài chính và tính bền vững của doanh nghiệp.  Một mô hình quản trị hiệu quả thường bao gồm:

1. Nhân sự kế toán có năng lực phù hợp
2. Quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng
3. Sự hỗ trợ của tư vấn thuế và pháp lý khi cần thiết
4. Rà soát định kỳ bởi các đơn vị độc lập làm nghề tư vấn thuế, pháp lý, kế toán và kiểm toán.

Những yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, mà còn góp phần:

1. Tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp
2. Nâng cao tính minh bạch tài chính
3. Gia tăng uy tín với nhà đầu tư, ngân hàng và đối tác
4. Hỗ trợ quản trị dòng tiền và chiến lược phát triển dài hạn

Kết luận: Trong quản trị doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí là điều cần thiết. Tuy nhiên, tiết kiệm sai chỗ có thể tạo ra những rủi ro lớn hơn nhiều lần so với khoản chi phí ban đầu. Trong quá trình chúng tôi tiếp xúc và hỗ trợ khách hàng, thực tế đã chứng minh rằng nhiều doanh nghiệp phải bỏ ra số tiền rất lớn để xử lý các vấn đề thuế phát sinh từ những sai sót tích lũy trong nhiều năm.

Vì vậy, thay vì cố gắng giảm thiểu chi phí kế toán – tuân thủ bằng mọi giá, doanh nghiệp nên chuyển sang tư duy phân bổ ngân sách hợp lý cho hệ thống kiểm soát và tuân thủ pháp luật. Đừng để gánh nặng thuế làm khánh kiệt dòng tiền của doanh nghiệp.

04:00AM Ngày 15 tháng 03 năm 2026
Andrew Tran