“LÀM SẠCH MÃ SỐ THUẾ” CẦN ĐI ĐÔI VỚI THÁO GỠ ĐIỂM NGHẼN CHO DOANH NGHIỆP

Ông Trần Văn Quân – Chủ tịch VNLAWS (Chuyên gia tư vấn Thuế và Tuân thủ)

Phóng viên VTV: Xin ông cho biết VNLAWS hoạt động trong lĩnh vực gì và từ thực tiễn tư vấn, ông đang gặp những trường hợp doanh nghiệp ngừng hoạt động như thế nào?

Ông Trần Văn Quân:

VNLAWS là mắc xích trong hệ sinh thái VNTAC – Ocean Audit cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý doanh nghiệp, kế toán thuế, đầu tư, tái cấu trúc, kiểm toán – định giá và M&A. Chúng tôi thường xuyên hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thành lập, hoạt động, tái cấu trúc cũng như giải thể, chấm dứt hoạt động.

Ở đây tôi xin làm rõ rằng VNLAWS vẫn đang hoạt động bình thường. Những trường hợp tôi muốn phản ánh là các doanh nghiệp mà chúng tôi gặp trong quá trình tư vấn.

Có những doanh nghiệp được thành lập từ khoảng năm 2010, hoạt động đến năm 2015 hoặc 2016 rồi trên thực tế không còn kinh doanh nữa. Do quy mô nhỏ, doanh thu thấp hoặc vì nhiều lý do khác nhau, tại thời điểm đó họ chưa hoàn tất thủ tục giải thể và cũng chưa được kiểm tra, quyết toán thuế đến thời điểm chấm dứt hoạt động.

Sau gần 10 năm, doanh nghiệp hầu như không còn bộ máy. Nhân sự kế toán đã nghỉ từ lâu, người phụ trách thuế không còn liên hệ được, địa điểm kinh doanh không còn, máy tính và phần mềm kế toán cũ cũng không còn tồn tại.

Đến năm 2026, khi cơ quan thuế triển khai Chiến dịch “Làm sạch mã số thuế – Tháo gỡ điểm nghẽn trong kinh doanh”, nhiều chủ doanh nghiệp mới quay trở lại cơ quan thuế với mong muốn giải quyết dứt điểm pháp nhân cũ.

Điều đáng nói là họ quay lại không phải để tiếp tục kinh doanh, mà chỉ muốn hoàn thành nghĩa vụ còn tồn tại và đóng doanh nghiệp đúng pháp luật. Theo tôi, đây là nhóm người nộp thuế cần được khuyến khích và hỗ trợ, bởi chính họ đang chủ động quay trở lại để khắc phục những vấn đề tồn đọng trong quá khứ.

Phóng viên VTV: Khi làm thủ tục giải thể, những doanh nghiệp này gặp khó khăn gì? Vì sao có trường hợp doanh nghiệp bất ngờ với hồ sơ và số tiền phải thực hiện?

Ông Trần Văn Quân:

Từ thực tiễn chúng tôi tiếp xúc, tôi thấy có ít nhất ba vấn đề đáng lưu ý.

Thứ nhất: Hồ sơ, sổ sách kế toán của hơn 10 năm trước

Một số doanh nghiệp được yêu cầu cung cấp lại chứng từ, sổ sách, báo cáo và hồ sơ kế toán từ thời kỳ còn hoạt động, có trường hợp là hồ sơ của hơn 10 năm trước. Vấn đề này cần nhìn nhận rất thận trọng.

Khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán quy định chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Nghị định 174/2016/NĐ-CP cũng quy định chi tiết những tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Tôi nhấn mạnh chữ “ít nhất”. Có nghĩa 10 năm là thời hạn lưu trữ tối thiểu chứ không phải pháp luật quy định cứ đúng 10 năm là chứng từ tự động được hủy. Tuy nhiên, pháp luật cũng không yêu cầu tất cả tài liệu kế toán phải được lưu giữ vô thời hạn. Điều 16 và Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định việc tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ, với điều kiện và trình tự tương ứng.

Vì vậy, nếu một doanh nghiệp đã ngừng hoạt động 10 năm, cơ quan quản lý yêu cầu phục dựng toàn bộ hồ sơ từ thời điểm thành lập thì cần xem xét cụ thể từng nhóm tài liệu, thời hạn lưu trữ của từng loại và tình trạng thực tế. Ngược lại, doanh nghiệp cũng không thể đơn giản nói rằng “quá 10 năm nên tôi bỏ hết” mà không xem xét nghĩa vụ lưu trữ và việc tiêu hủy tài liệu theo quy định.

Theo tôi, cách tiếp cận hợp lý nhất là cơ quan thuế khai thác tối đa dữ liệu mà Nhà nước đã có, như tờ khai thuế điện tử, báo cáo tài chính, dữ liệu hóa đơn, dữ liệu nghĩa vụ thuế, dữ liệu đăng ký doanh nghiệp… rồi chỉ yêu cầu người nộp thuế bổ sung những tài liệu thực sự cần thiết để xác định nghĩa vụ còn thiếu.

Không nên yêu cầu người dân phục dựng một bộ hồ sơ mà xét về thực tế vật lý có thể không còn khả năng phục dựng.

Thứ hai: Cần phân biệt “ngừng hoạt động thực tế” và “đã hoàn tất thủ tục ngừng hoạt động theo pháp luật”

Đây là điểm rất nhiều chủ doanh nghiệp hiểu nhầm. Một doanh nghiệp đóng cửa văn phòng, không bán hàng, không phát hành hóa đơn, không có doanh thu trong 10 năm không đồng nghĩa pháp nhân đó tự động chấm dứt nghĩa vụ với Nhà nước.

Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng thủ tục tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động thì những nghĩa vụ về khai thuế, hồ sơ thuế, lệ phí môn bài của các thời kỳ trước đây có thể vẫn tồn tại theo quy định của từng giai đoạn.

Từ ngày 01/01/2026, theo khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, Nhà nước chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa các khoản lệ phí môn bài phát sinh từ năm 2025 trở về trước tự động được xóa.

Chính vì vậy, khi một doanh nghiệp quay lại làm thủ tục giải thể, có thể họ mới phát hiện trên hệ thống còn nhiều kỳ khai thuế chưa thực hiện, tiền thuế hoặc lệ phí cũ chưa nộp và tiền chậm nộp phát sinh. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục liên quan đến trạng thái mã số thuế để có thể hoàn thiện hồ sơ còn thiếu trước khi tiến tới chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Về mặt pháp lý, cơ quan thuế có cơ sở yêu cầu người nộp thuế hoàn tất nghĩa vụ. Nhưng tôi cho rằng ở đây cần áp dụng thêm một nguyên tắc rất quan trọng: không được đồng nhất nghĩa vụ kê khai, nghĩa vụ nộp thuế với quyền xử phạt vi phạm hành chính.

Luật Quản lý thuế hiện hành có quy định riêng về thời hiệu xử phạt đối với các nhóm hành vi vi phạm thuế. Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ có nhiều năm tờ khai chưa nộp thì mặc nhiên xử phạt toàn bộ thời gian đó. Cơ quan thuế xác định từng hành vi, thời điểm phát sinh, thời điểm kết thúc hành vi và thời hiệu xử phạt tương ứng như quy định tại khoản 7 Điều 44 – Luật quản lý thuế 108/2025/QH15 (trước đây là điều 137 Luật QLT 38/2019/QH14).

Nếu thực hiện đúng nguyên tắc này, quyền lợi của Nhà nước vẫn được bảo đảm nhưng quyền và lợi ích hợp pháp của người nộp thuế cũng được bảo vệ.

Thứ ba: Bất cập đối với hộ kinh doanh trước đây nộp thuế khoán

Gần đây chúng tôi gặp trường hợp hộ kinh doanh làm thủ tục chấm dứt hoạt động và được yêu cầu cung cấp sổ sách kế toán, thậm chí sao kê ngân hàng cho thời kỳ trước đây Hộ kinh doanh đang nộp thuế theo phương pháp khoán. Tôi cho rằng đối với vấn đề này cần phân biệt rất rõ phương pháp tính thuế của Hộ kinh doanh trong từng giai đoạn.

Khoản 1 Điều 2 Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định đối tượng áp dụng bắt buộc của chế độ kế toán tại Thông tư này là “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai”. Khoản 2 Điều 2 cũng quy định các hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc thực hiện chế độ kế toán, nếu có nhu cầu thì được khuyến khích áp dụng.

Do đó, nếu một hộ trong giai đoạn đó thực sự là hộ khoán, chúng ta KHÔNG nên lấy tiêu chuẩn sổ sách của hộ kê khai ở thời điểm hiện tại rồi yêu cầu áp ngược cho một giai đoạn mà pháp luật không bắt buộc họ phải mở hệ thống sổ kế toán như vậy.

Việc yêu cầu sao kê ngân hàng cũng cần gắn với một mục đích quản lý thuế cụ thể và căn cứ pháp lý cụ thể, chẳng hạn có dấu hiệu doanh thu thực tế khác đáng kể doanh thu khoán hoặc có dấu hiệu rủi ro về thuế. Không nên biến sao kê tài khoản ngân hàng thành một loại “hồ sơ mặc định” mà mọi hộ khoán muốn chấm dứt hoạt động đều phải cung cấp trong nhiều năm trở về trước.

Tôi cho rằng đây chính là tinh thần quản lý theo rủi ro: hộ bình thường, không có dấu hiệu bất thường thì áp dụng thủ tục đơn giản; trường hợp có dấu hiệu che giấu doanh thu, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc có rủi ro cao thì cơ quan thuế hoàn toàn có quyền xác minh sâu.

Phóng viên VTV: Những thủ tục trên gây khó khăn cho doanh nghiệp như thế nào?

Ông Trần Văn Quân:

Đối với doanh nghiệp đang hoạt động, một vài lần đến cơ quan thuế có thể chỉ là chi phí hành chính. Nhưng với doanh nghiệp đã ngừng hoạt động 8 năm hay 10 năm thì hoàn toàn khác.

Doanh nghiệp không còn kế toán, không còn nhân sự hành chính, không còn phần mềm cũ. Có trường hợp người đại diện pháp luật hiện đang sinh sống ở tỉnh khác hoặc ở nước ngoài.

Để hoàn tất hồ sơ, họ phải tìm lại kế toán cũ, phục dựng dữ liệu, xin lại sao kê ngân hàng, tra cứu hóa đơn, chữ ký số, nộp lại nhiều kỳ hồ sơ thuế, giải trình từng giai đoạn và đi lại nhiều lần.

Có trường hợp số thuế gốc không lớn nhưng chi phí để xử lý thủ tục, thời gian và chi phí cơ hội lại lớn hơn rất nhiều nếu CQT vẫn đòi gặp đúng đại diện pháp luật thì mới khôi phục MST để cho DN có thể hoàn tất các tờ khai và thủ tục thuế còn thiếu. Nhiều trường hợp CQT còn yêu cầu đến địa điểm trụ sở có treo biển hiệu hay không mới cho phép mở Mã số thuế ra, trong thực tiễn địa chỉ này đã được mua bán lại cho nhiều chủ và không thể tuỳ tiện đến xin treo biển chỉ cho mục đích “làm cho DN sống trở lại trước khi giải thể”

Mặt khác, trong thời gian triển khai đồng loạt chiến dịch làm sạch mã số thuế, số lượng hồ sơ tồn đọng rất lớn trong khi lực lượng công chức thuế có giới hạn. Nếu hàng nghìn hồ sơ cũ đều phải xử lý theo một quy trình giống nhau thì không chỉ doanh nghiệp quá tải mà chính cán bộ thuế cũng quá tải. Có một số công chức thuế chia sẻ: “Chúng tôi phải làm việc đến 21 đêm vì không đủ thời gian chạy KPI”

Do vậy, theo tôi, vấn đề ở đây không phải là giảm nghĩa vụ cho người vi phạm mà là thiết kế một phương thức tuân thủ hiệu quả hơn để giảm chi phí phát sinh cho DN “đã chết”, đồng thời cũng giảm chi phí hành chính của Ngành thuế.

Một doanh nghiệp có dấu hiệu mua bán hóa đơn, che giấu doanh thu hay trốn thuế phải được kiểm tra nghiêm. Nhưng một doanh nghiệp nhỏ đã không phát sinh hóa đơn, không doanh thu, không giao dịch và không hoạt động thực tế suốt 10 năm thì nên được xếp vào một luồng xử lý khác. Nên cho họ được giải thể, vì trách nhiệm của DN giải thể vẫn bảo lưu trong 05 năm theo điều 210 Luật doanh nghiệp.

Chúng ta không nên sử dụng cùng một nguồn lực quản lý cho hai nhóm có mức độ rủi ro hoàn toàn khác nhau.

Phóng viên VTV: Nếu có đề xuất với cơ quan quản lý, doanh nghiệp mong muốn điều gì, thưa ông?

Ông Trần Văn Quân:

Tôi cho rằng kiến nghị của doanh nghiệp, phần lớn không phải là xin miễn nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp đã phát sinh nghĩa vụ hợp pháp thì phải thực hiện. Nếu có hành vi vi phạm còn trong thời hiệu xử phạt thì cũng phải chịu trách nhiệm.

Điều các doanh nghiệp mong muốn là một cơ chế đơn giản, minh bạch và tương xứng với mức độ rủi ro.

Trước hết, tôi đề nghị ngành Thuế tiếp tục thực hiện đúng tinh thần của Chiến dịch “Làm sạch mã số thuế – Tháo gỡ điểm nghẽn trong kinh doanh”: lấy người nộp thuế làm trung tâm phục vụ, phân luồng hồ sơ và phân tầng rủi ro.

Những doanh nghiệp đã ngừng hoạt động nhiều năm, không phát sinh hóa đơn, không phát sinh doanh thu, không có dấu hiệu mua bán hóa đơn hoặc gian lận thuế nên được đưa vào nhóm thủ tục rút gọn.

Cơ quan thuế có thể sử dụng dữ liệu hiện có để xác định thời điểm cuối cùng doanh nghiệp phát sinh hóa đơn, doanh thu, tờ khai và nghĩa vụ thuế. Người đại diện doanh nghiệp cam kết không hoạt động trong giai đoạn còn lại và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung cam kết. Trách nhiệm của họ vẫn bảo lưu theo quy định tại điều 210 của Luật DN

Nếu cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế cũng thể hiện doanh nghiệp thực tế không có giao dịch thì nên xem xét giải quyết trên cơ sở đó thay vì yêu cầu phục dựng toàn bộ chứng từ giấy từ 10 hoặc 15 năm trước.

Thứ hai, cần xây dựng một quy trình riêng cho doanh nghiệp “ngủ đông” lâu năm. Có thể phân nhóm theo thời gian ngừng hoạt động và mức độ rủi ro: ngừng dưới 1 năm; từ 1 đến 5 năm; trên 5 năm hoặc trên 10 năm; có rủi ro hóa đơn; không phát sinh giao dịch. Mỗi nhóm áp dụng mức độ xác minh khác nhau.

Thứ ba, những doanh nghiệp hay Hộ kinh doanh chưa bao giờ đăng ký tài khoản khai báo Hải quan và thực tế họ không hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thì CQT không yêu cầu DN phải làm thủ tục này, và nếu DN nào có phát sinh hoạt động XNK thì đã có cơ chế sử dụng đồng bộ dữ liệu ngành Thuế và Hải quan để Hải quan xác nhận với CQT mà không phải mất thời gian cho DN đi lại nhiều lần như thời gian qua cho đến nay.

Thứ tư, đối với hộ kinh doanh từng nộp thuế khoán, cần thống nhất rằng không thể yêu cầu hồi tố chế độ sổ sách của hộ kê khai cho thời kỳ mà Hộ đang thuộc phương pháp khoán và pháp luật không bắt buộc phải thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Trường hợp cơ quan thuế có dữ liệu cho thấy doanh thu thực tế khác với doanh thu khoán hoặc có dấu hiệu vi phạm thì việc kiểm tra, xác minh sâu là hoàn toàn cần thiết. Nhưng đó phải là kiểm tra dựa trên rủi ro, không phải thủ tục mặc định cho mọi Hộ kinh doanh.

Cuối cùng, tôi đề nghị tăng mạnh xử lý trực tuyến. Nếu tất cả được thể hiện trên một “checklist điện tử”, doanh nghiệp không phải đến cơ quan thuế nhiều lần và cán bộ thuế cũng giảm đáng kể thời gian hướng dẫn trực tiếp.

Tôi rất đồng tình với việc làm sạch dữ liệu mã số thuế. Đây là việc cần phải làm. Nhưng tôi cho rằng mục tiêu cuối cùng không nên chỉ là “đóng được bao nhiêu mã số thuế”, mà phải là “đóng được bao nhiêu mã số thuế đúng pháp luật với chi phí tuân thủ thấp nhất cho xã hội”.

Nếu một người chủ doanh nghiệp đã tự nguyện quay trở lại sau 10 năm để giải quyết dứt điểm nghĩa vụ cũ thì về chính sách quản lý, chúng ta nên tạo một con đường rõ ràng để họ bước ra khỏi thị trường một cách hợp pháp.

Quản lý thuế nghiêm minh là cần thiết, nhưng một hệ thống quản lý thuế hiện đại còn phải biết phân biệt giữa người cố tình trốn tránh nghĩa vụ và người đang chủ động quay trở lại để khắc phục nghĩa vụ. Đó cũng chính là ý nghĩa thực chất của hai chữ “tháo gỡ” trong Chiến dịch “Làm sạch mã số thuế – Tháo gỡ điểm nghẽn trong kinh doanh”.

Căn cứ pháp lý:

• Luật Kế toán và quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán.
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán, gồm quy định về lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán.
• Thông tư 40/2021/TT-BTC về thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong giai đoạn áp dụng.
• Thông tư 88/2021/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Khoản 1 Điều 2 xác định đối tượng bắt buộc là hộ, cá nhân nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Luật Quản lý thuế hiện hành và các quy định liên quan đến thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Nghị quyết 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân, trong đó có nội dung chấm dứt thu, nộp lệ phí môn bài từ 01/01/2026.
• Các văn bản triển khai Chiến dịch “Làm sạch mã số thuế – Tháo gỡ điểm nghẽn trong kinh doanh” của cơ quan thuế.